Nepodceňujte dôležitosť projektového zadania!

Otázka "Koľko by stál web?" má rovnakú odpoveď ako otázka "Koľko stojí dom?". Záleží na tom, aký. Kým neviem, čo má web robiť, pre koho je a čo k nemu dostanem, viem povedať len rozpätie od-do, a to vám pri rozhodovaní nepomôže. Projektové zadanie, v našom odbore nazývané brief, je dokument, ktorý z otázky urobí presnú cenovú ponuku. V tomto článku nájdete, prečo na ňom záleží viac než na čomkoľvek inom na začiatku projektu, čo má obsahovať, aké podklady si pripraviť a prečo nemusíte písať román.

Obsah článku

1. Čo je projektové zadanie
2. Prečo sa bez zadania nedá web oceniť
3. Čo sa stane, keď zadanie chýba
4. Čo má dobré zadanie obsahovať
5. Podklady, na ktorých sa projekt najčastejšie zasekne
6. Nemusíte písať román

Čo je projektové zadanie

Zadanie je písomný popis toho, čo si objednávate. Nie je to technická špecifikácia pre programátora a nemusíte v ňom použiť jediný odborný výraz. Opisuje váš biznis, cieľ webu, zákazníkov, rozsah, termín a rozpočet. Z toho už dodávateľ odvodí, aké riešenie navrhnúť, koľko práce to bude a koľko to bude stáť.

Funguje ako projekt domu pre stavebnú firmu. Stavbyvedúci, ktorý dostane len informáciu "chceme rodinný dom", vám povie cenu od 150 do 400 tisíc. Keď dostane projekt s počtom izieb, rozlohou a materiálmi, povie vám sumu, za ktorou si vie stáť. Pri webe je to rovnaké, len rozdiel medzi najlacnejším a najdrahším variantom býva ešte väčší.

Prečo sa bez zadania nedá web oceniť

Pod slovom "web" si každý predstaví niečo iné. Pre jedného klienta sú to tri stránky s kontaktom, pre druhého dvadsať podstránok v troch jazykoch s rezervačným systémom a napojením na účtovný program. Obe objednávky sa na začiatku volajú rovnako a obe môžu začať rovnakou vetou v e-maile.

Pri e-shope sú rozdiely ešte výraznejšie. Cenu a čas ovplyvňujú napríklad tieto veci:

• Počet produktov a spôsob ich pridania. Päťdesiat produktov sa dá vložiť ručne. Pri piatich tisícoch sa robí hromadný import z dátového feedu (súboru s produktmi od dodávateľa), a výsledok je presne taký dobrý, aký kvalitný je feed. Dodávatelia často posielajú feedy s jednou fotkou, bez vlastností a so zlým zaradením do kategórií.
• Varianty. Tričko v piatich veľkostiach a štyroch farbách je dvadsať variantov so samostatným skladom a cenou.
• Prepojenia. Fakturačný program, skladový systém, dopravcovia, cenové porovnávače ako Heureka. Každé prepojenie je samostatná práca a jeho náročnosť závisí od konkrétneho systému na druhej strane.
• Jazyky a meny. Preklad jedného webu je iná úloha než preklad e-shopu s tisíckou produktov.

Preto v cenníku uvádzam, že cenu nepoviem po telefóne. Bez zadania by som hádal a hádanie znamená jedno z dvojice: buď nacením s veľkou rezervou a zbytočne vás odradím, alebo nacením nízko a v polovici projektu sa budeme rozprávať o doplatku. Ani jedno nie je dobrý začiatok spolupráce.

Čo sa stane, keď zadanie chýba

Projekty bez zadania sa nepokazia naraz. Pokazia sa postupne, v malých krokoch, ktoré každý zvlášť vyzerajú nevinne:

1. Rozdielne predstavy. Vy si predstavujete jedno, dodávateľ druhé a obaja máte pocit, že ste sa dohodli. Rozdiel sa ukáže až pri prvom návrhu, keď už je za ním niekoľko dní práce.
2. Kolá opráv. Namiesto jedného návrhu vzniknú tri, lebo každý odhalí ďalšiu požiadavku, ktorá sa na začiatku nespomenula. Hodiny strávené dohadovaním niekto zaplatí a zvyčajne ste to vy.
3. Práce navyše. Funkcia, ktorá "sa rozumie sama sebou", nebola v cenovej ponuke, lebo o nej dodávateľ nevedel. Každá taká položka zvyšuje cenu a predlžuje termín.
4. Posunuté spustenie. Hotový web čaká týždne na texty, fotografie alebo logo, ktoré mali prísť "čoskoro".

Na konci takého projektu je často nespokojný klient aj dodávateľ, hoci ani jeden z nich neurobil nič zlé. Chýbalo len to, čo mali mať obaja na papieri od začiatku. Presný rozsah a zoznam vecí, ktoré v cene nie sú, je aj prvý bod dohody, o ktorej píšem v článku o tom, kedy odovzdať web klientovi, ktorý ešte nezaplatil.

Čo má dobré zadanie obsahovať

Zadanie nemusí byť dlhé, ale malo by odpovedať na tieto otázky:

1. Prečo web robíte. Aký problém má vyriešiť? Starý web už nezodpovedá tomu, čo firma robí? Chcete začať predávať online? Chýbajú vám dopyty? Dôvod určí, na čo sa v projekte zamerať.
2. Čo má web dosiahnuť. Najlepšie merateľne, napríklad "do troch mesiacov 300 objednávok" alebo "desať dopytov mesačne z formulára". Cieľ "mať pekný web" sa nedá vyhodnotiť.
3. Čo má návštevník urobiť. Zavolať, vyplniť formulár, objednať, zaregistrovať sa. Podľa toho sa navrhuje štruktúra stránok aj rozmiestnenie tlačidiel.
4. Kto sú vaši zákazníci. Vek, odkiaľ sú, čo hľadajú a ako sa rozhodujú. Web pre dôchodcov vyzerá inak ako web pre IT firmy.
5. Konkurencia a čím sa od nej líšite. Stačia tri adresy webov priamej konkurencie a tri dôvody, prečo si zákazníci vyberajú vás. Práve tie majú byť na webe najviditeľnejšie.
6. Rozsah. Zoznam stránok (napríklad úvod, služby, referencie, blog, kontakt) a funkcií (rezervácie, viac jazykov, newsletter, platby kartou).
7. Vzory. Weby, ktoré sa vám páčia, a hlavne čo presne sa vám na nich páči. "Páči sa mi web XY" je málo. "Na webe XY sa mi páči, že všetky ceny nájdem na jednom mieste" je informácia, s ktorou sa dá pracovať.
8. Termín. Kedy má web bežať a či je termín pevný, napríklad kvôli otvoreniu prevádzky alebo začiatku sezóny.
9. Rozpočet. Bod, ktorý klienti vynechávajú najčastejšie, a pritom je jeden z najdôležitejších. Viac o ňom nižšie.

Prečo uviesť rozpočet

Mnohí klienti rozpočet zamlčia z obavy, že dodávateľ potom nacení presne toľko, koľko majú. V skutočnosti je to naopak. Architekt, ktorý vie, že máte na dom 200 tisíc, vám nenavrhne vilu za pol milióna, ktorú by ste potom museli osekávať. Navrhne to najlepšie, čo sa do sumy zmestí.

Pri webe rozpočet rozhoduje o voľbe riešenia: či postačí hotová šablóna, alebo sa oplatí dizajn na mieru, či sa texty napíšu vlastnými silami, alebo ich pripraví copywriter, či sa niektoré funkcie odložia do druhej fázy. Ak presnú sumu nemáte, stačí rozpätie. Aj informácia "do 1 500 €" výrazne zúži, čo má zmysel navrhovať.

TIP: Skúste celý projekt zhrnúť do jednej vety. Napríklad: "Chceme web, ktorý mladým rodinám z Nitry ukáže, že naša škôlka má voľné miesta, a presvedčí ich, aby si dohodli návštevu." Ak sa to podarí, máte jadro zadania. Ak nie, zvyčajne to znamená, že ešte nie je jasné, čo má web robiť, a to je dobré zistiť pred začiatkom, nie počas tvorby.

Podklady, na ktorých sa projekt najčastejšie zasekne

Web je taký dobrý, aký je jeho obsah. Najlepší dizajn neurobí dojem s textami plnými preklepov a s fotografiami stiahnutými z Facebooku. Podklady sú zároveň najčastejší dôvod, prečo hotový web čaká na spustenie. Programovanie sa dá naplánovať, príprava textov vo firme, kde ich nikto nemá na starosti, nie.

Do zadania preto patrí aj informácia, čo dodáte vy a čo má zabezpečiť dodávateľ:

• Texty. Napíšete ich sami, chcete ich od copywritera, alebo máte vlastné a treba ich len upraviť? Aj vlastné texty dajte pred odovzdaním skontrolovať na gramatiku. Ak si ich objednávate, copywriteri často počítajú cenu podľa normostrán (1 800 znakov vrátane medzier), rozsah si overíte v nástroji na výpočet normostrán.
• Fotografie. Pošlite ich v pôvodnom rozlíšení, nie zmenšené a skomprimované z Facebooku alebo WhatsAppu. Zmenšiť fotku pre web sa dá vždy, zväčšiť bez straty kvality nie. Ak vlastné nemáte, ďalšie možnosti sú fotograf alebo fotobanky, niektoré sú aj zadarmo, viac v článku kde nájsť obrázky na web.
• Logo. Najlepšie vo vektorovom formáte (SVG, AI, EPS alebo PDF z grafického programu), ktorý sa dá zväčšiť bez rozmazania. Logo vložené do Wordu alebo odfotené z vizitky na web nestačí.
• Kontaktné a fakturačné údaje. Obchodné meno, adresa, IČO, DIČ, telefón, e-mail, odkazy na sociálne siete. Presne tak, ako sú v obchodnom registri, lebo sa zobrazujú v pätičke aj v právnych dokumentoch.
• Právne dokumenty. Web, ktorý zbiera osobné údaje (stačí kontaktný formulár) alebo používa cookies, potrebuje informácie o ochrane osobných údajov a o súboroch cookies. E-shop navyše obchodné podmienky, reklamačný poriadok a formulár na odstúpenie od zmluvy. Tieto texty píše právnik alebo špecializovaná služba, nie programátor.
• Produkty pri e-shope. Rozdelenie do kategórií, vlastnosti produktov (farba, veľkosť, materiál), ceny a fotografie. Alebo dátový feed, ak produkty budete importovať.

Nemusíte písať román

Veľa klientov sa zadaniu vyhýba, lebo sa ho boja. Čakajú formulár plný odborných výrazov, ktorým nerozumejú, alebo sa obávajú, že ho vyplnia zle a budú vyzerať neznalo. Oboje je zbytočné. Zadanie nie je test. Nikto od vás nečaká, že budete vedieť, čo je wireframe (náčrt rozloženia stránky) alebo sitemap (mapa stránok). To je práca dodávateľa.

Stačí písať vlastnými slovami a vyplniť to, čo viete. Ak na niektorú otázku odpoveď nemáte, nechajte ju prázdnu, zvyšok doladíme v e-maile alebo v krátkom telefonáte. Konkrétna veta je vždy užitočnejšia než dlhý odsek všeobecností. "Chceme moderný a prehľadný web" napíše každý. "Zákazníci nám stále volajú, aby sa spýtali na otváracie hodiny, lebo ich na webe nenájdu" hovorí, čo presne treba vyriešiť.

Osoh zo zadania máte aj vy, nielen dodávateľ. Pri odpovediach na otázky o cieľoch a zákazníkoch si mnohí klienti prvý raz ujasnia, čo od webu vlastne chcú. A občas zistia, že najväčší problém nie je web, ale napríklad chýbajúce fotografie produktov alebo nejasná ponuka služieb.

Zhrnutie

Kvalitné zadanie je najlacnejšia časť celého projektu. Stojí vás hodinu času a ušetrí týždne dohadovania, kolá opráv aj nepríjemné rozhovory o doplatkoch. Dodávateľovi umožní naceniť presne a vám dá istotu, že dostanete to, čo si predstavujete, v termíne a za cenu, ktorú poznáte vopred.

Aby ste nemuseli začínať s prázdnym papierom, pripravil som dotazníky s otázkami, ktoré potrebujem vedieť: brief na tvorbu webu, jednoduchý brief na e-shop alebo jeho podrobnejšiu verziu a brief na tvorbu loga. Vyplnenie vás k ničomu nezaväzuje. Ak chcete začať jednoduchšie, pošlite mi pár viet cez formulár cenovej ponuky a na zvyšok sa doplníme spolu.