Kedy odovzdať web klientovi, ktorý ešte nezaplatil?

Web bol hotový, otestovaný a mesiac a pol bežal na doméne klienta. Faktúru som poslal s trojdňovou splatnosťou. Peniaze neprišli ani po splatnosti, ani v pondelok, ktorý mi klient sľúbil, a keď som sa ozval znova, dostal som výčitku, že som dal príliš krátku splatnosť. Chyba nebola len na strane klienta. Web som odovzdal skôr, než bol zaplatený, a splatnosť som určil až na faktúre, nie na začiatku spolupráce. V tomto článku nájdete, prečo sa web niekedy musí nasadiť pred zaplatením, čo tým strácate, ako to robím dnes a čo si s klientom dohodnúť vopred, aj keď nepodpisujete zmluvu.

Obsah článku

1. Ako to vyzeralo, keď som web odovzdal skôr
2. Prečo sa web niekedy nasadzuje pred zaplatením
3. Čo tým strácate
4. Ako to robím dnes
5. Čo si dohodnúť vopred, aj bez zmluvy
6. Čo platí aj vtedy, keď ste si nič nedohodli
7. Keď už klient mešká

Článok je písaný pre ľudí na voľnej nohe v digitále: programátorov, dizajnérov, copywriterov, marketérov či fotografov. Ak ste klient, ktorý si objednáva web, dozviete sa z neho, prečo vás dodávateľ žiada o zálohu a prečo vám prístupy odovzdá až po úhrade.

Ako to vyzeralo, keď som web odovzdal skôr

Pri jednorazových zákazkách, ako je tvorba webu alebo e-shopu, som dlho nepoužíval zmluvy. Rozsah, cenu a približné termíny sme si dohodli e-mailom a to mi stačilo. Cena bola fixná, s variabilnou zložkou pre práce navyše, ktoré počas projektu vzniknú.

Projekt, o ktorom píšem, bol väčší. Desiatky hodín programovania a testovania, pripomienky od viacerých ľudí z tímu klienta, komunikácia cez e-mail, WhatsApp, videohovory aj telefón. K tomu práce, ktoré neboli v zadaní: pomoc s prechodom na iný hosting, drobná grafika, úpravy textov v automatických e-mailoch. Niektoré som nevyúčtoval, lebo išlo o maličkosti a chcel som, aby spolupráca pokračovala aj po odovzdaní.

Pred koncom projektu bolo treba web nasadiť na hosting a doménu klienta, pretože bez toho sa nedali dokončiť služby tretích strán. Web tak bežal v ostrej prevádzke mesiac a pol. Keď klient potvrdil, že je všetko v poriadku, poslal som faktúru so splatnosťou tri dni. Zvyšok už poznáte z úvodu.

Nebol to prvý prípad. Pri menších úpravách na weboch stálych klientov to bolo podobné: prácu spravím vopred bez zálohy, lebo klienta poznám, nasadím ju, klient je spokojný, dostane faktúru a splatnosť prejde bez platby. Takmer vždy nasleduje ospravedlnenie a vysvetlenie, že faktúra zapadla alebo sa na splatnosť zabudlo.

Prečo sa web niekedy nasadzuje pred zaplatením

Bežný postup je jednoduchý: web vzniká na vývojovej adrese, klient ho tam schváli, zaplatí a až potom ho dodávateľ presunie na jeho doménu. Niektoré veci sa ale na vývojovej adrese dokončiť nedajú, pretože sú viazané na konkrétnu doménu alebo na účet klienta:

• Platobné brány. Ostrý režim sa zapína v účte obchodníka, ktorý je vedený na klienta, a brána posiela potvrdenia o platbách (webhooky) na konkrétnu adresu webu.
• E-mailový marketing a transakčné e-maily. Služby ako Mailchimp vyžadujú overenie domény odosielateľa, teda záznamy v DNS domény klienta.
• Služby, ktoré overujú vlastníctvo domény. Napríklad Apple Pay, Google Search Console alebo prepojenia s externými systémami klienta.

Otestovať nákup naostro na adrese typu dev.mojadomena.sk teda často nejde. Riešenie, ktoré sa ponúka samo, je nasadiť web na doménu klienta skôr. A práve tu sa začína problém.

Čo tým strácate

Autoservis vám auto po oprave vydá, až keď zaplatíte. Nie preto, že by vám neveril, ale preto, že po odchode z dvora už nemá nič, čím by platbu urýchlil. Pri webe je to rovnaké. Kým beží na vašom serveri, klient má dôvod faktúru vybaviť hneď. Keď beží u neho, zaplatenie sa stane jednou z mnohých položiek v jeho účtovníctve.

Väčšinou za tým nie je zlý úmysel. Faktúra čaká na schválenie konateľom, účtovníčka ju spracúva raz týždenne, platba sa odkladá na koniec mesiaca. Pre vás je však výsledok rovnaký: hotovú prácu máte odovzdanú a peniaze nie.

Druhá strata je menej viditeľná. Súčasťou odovzdania sú zdrojové súbory, prístupy do administrácie a často aj hosting. Klient tým fakticky získa celé dielo, hoci ešte nemá zaplatené právo ho používať.

Ako to robím dnes

Postup som prehodnotil. Platí to, čo mám uvedené aj v cenníku a v postupe pri cenovej ponuke:

1. Cenová ponuka vopred. Cena sa počas projektu nenavyšuje. Práce navyše sa účtujú podľa cenníka alebo hodinovej sadzby a vždy až potom, čo ich klient potvrdí.
2. Záloha pred začatím práce. Zvyčajne 50 % z dohodnutej sumy, pri vyšších sumách do 30 %, pri malých zákazkách celá suma vopred. Práca začína prijatím zálohy na účet.
3. Odovzdanie až po doplatení. Web spúšťam do ostrej prevádzky a prístupy odovzdávam po schválení a doplatení ceny.

Web počas celej tvorby beží na mojej vývojovej adrese a s pôvodným webom ani doménou klienta dovtedy nič nerobím. Služby viazané na doménu, ako platobnú bránu alebo overenie odosielateľa e-mailov, dokončujem až pri spustení. Vtedy pôvodný web zálohujem, nový nahrám na hosting klienta pod jeho doménu a všetky prepojenia rozbehnem. Spustenie je teda súčasťou práce, ktorá prichádza po doplatení, nie pred ním.

Pri menších prácach na weboch stálych klientov zálohu nežiadam, ale splatnosť dohodnem pri zadaní úlohy, nie až na faktúre.

Čo si dohodnúť vopred, aj bez zmluvy

Podpísaná zmluva nie je jediný spôsob, ako sa chrániť. Dohoda v e-maile je tiež dôkaz, ale len taký dobrý, aké konkrétne je jej znenie. Veta "web za 2 000 €" nestačí. Do e-mailu, ktorý klient potvrdí, patria tieto body:

1. Rozsah a to, čo v ňom nie je. Zoznam stránok a funkcií, ale aj výslovne vymenované veci, ktoré súčasťou ceny nie sú, napríklad texty, fotografie alebo preklady.
2. Cena a práce navyše. Fixná suma a spôsob, akým sa účtujú zmeny počas projektu: hodinová sadzba a pravidlo, že práca navyše začína až po odsúhlasení.
3. Záloha a jej výška. Aj s tým, že práca začína jej pripísaním na účet.
4. Splatnosť faktúry. Dohodnite ju na začiatku. Trojdňová splatnosť, o ktorej sa klient dozvie až z faktúry, vyvolá spor aj vtedy, keď máte pravdu. Štrnásť dní dohodnutých vopred spor nevyvolá. Medzi podnikateľmi zákon povoľuje dohodnúť splatnosť najviac 60 dní, dlhšiu len výslovne a ak nie je v hrubom nepomere voči veriteľovi (§ 340a Obchodného zákonníka).
5. Čo znamená odovzdanie. Prístupy do administrácie, zdrojové súbory a spustenie webu na hostingu a doméne klienta. A že k odovzdaniu dôjde po úhrade celej ceny.
6. Licencia k dielu. Web je autorské dielo. Napíšte, že klient získava právo ho používať po úplnom zaplatení a v akom rozsahu. Písomnú formu autorský zákon vyžaduje pri výhradnej licencii (§ 65 ods. 3 zákona č. 185/2015 Z. z.), pri ostatných stačí aj e-mail, ktorý ju jasne popisuje.
7. Úrok z omeškania. Ak si dohodnete vlastnú výšku, platí dohodnutá. Ak nie, platí zákonná sadzba z nasledujúcej časti.

TIP: Napíšte si tieto body raz ako šablónu e-mailu a pri každej zákazke len doplňte čísla. Klient ich potvrdí odpoveďou "súhlasím" a máte dohodu, ktorú v prípade sporu viete predložiť.

Čo platí aj vtedy, keď ste si nič nedohodli

Ak ste podnikateľ vy aj klient a zákazka sa týka podnikania klienta, riadi sa vzťah Obchodným zákonníkom (§ 261). Pri omeškaní s platbou vám vtedy vznikajú dva nároky automaticky, bez zmluvy a bez osobitného upozornenia:

• Úrok z omeškania (§ 369). Ak ste si výšku nedohodli, sadzbu určuje nariadenie vlády č. 21/2013 Z. z.: základná úroková sadzba Európskej centrálnej banky platná k prvému dňu kalendárneho polroka zvýšená o 8 percentuálnych bodov. Namiesto toho môžete požadovať sadzbu ECB platnú k prvému dňu omeškania zvýšenú o 9 percentuálnych bodov, ktorá platí počas celého omeškania.
• Paušálna náhrada nákladov spojených s uplatnením pohľadávky (§ 369c). Je to 40 € jednorazovo, bez ohľadu na to, ako dlho omeškanie trvá.

Neplatí to, ak je klient spotrebiteľ, teda súkromná osoba, ktorá si web neobjednáva na podnikanie. Tam sa postupuje podľa Občianskeho zákonníka.

Nie som právnik a pri väčších zákazkách sa oplatí dať si vzor dohody skontrolovať. Samotné tieto dva nároky však netreba vymýšľať ani dohadovať, stačí o nich vedieť a v upomienke ich uviesť.

Keď už klient mešká

Aj s dobrou dohodou sa stane, že platba nepríde. Postup, ktorý zachová vzťah a zároveň neostane pri prázdnych sľuboch:

1. Vecná pripomienka deň po splatnosti. Bez výčitiek, s číslom faktúry a sumou. Väčšina omeškaní sa vyrieši tu.
2. Upomienka s konkrétnym termínom. Fakturačné programy ako SuperFaktúra ju vedia vystaviť priamo z faktúry. Uveďte v nej, že od ďalšieho dňa budete uplatňovať úrok z omeškania a paušálnu náhradu 40 €.
3. Predžalobná výzva. Posledný krok pred súdom, s vyčíslením dlžnej sumy, úroku a náhrady.

Čo robiť, keď nepomôže ani výzva, a ako prebieha vymáhanie cez súd, rozoberiem v samostatnom článku.

Zhrnutie

Web odovzdaný pred zaplatením je ako auto vydané zo servisu na sľub. Väčšina klientov zaplatí, ale tých niekoľko, ktorí nie, vás stojí viac času a nervov než celé programovanie. Záloha, splatnosť dohodnutá na začiatku a odovzdanie až po úhrade nie sú prejav nedôvery. Sú to pravidlá, vďaka ktorým sa obe strany môžu venovať práci namiesto naháňania platieb. A keď aj tak príde omeškanie, zákon vám dáva úrok a paušálnu náhradu bez toho, aby ste si ich museli dohodnúť.

Ak ste freelancer a hľadáte spoluprácu na webových projektoch, pozrite sa na aktuálne ponuky externej spolupráce. Ak si web objednávate, v cenovej ponuke nájdete, ako u mňa spolupráca prebieha od prvého e-mailu po spustenie.